Kokoustekniikka

Yhdistyslain mukaan rekisteröidyn yhdistyksen on kerran vuodessa pidettävä vuosikokous, joka yhdistyksen sääntöjen niin edellyttäessä voidaan jakaa syys- ja kevätkokoukseksi. Vuosikokoukseen kutsutaan koko jäsenistö. Tämän lisäksi yhdistyksessä pidetään tarvittaessa hallituksen/johtokunnan kokouksia.

Syyskokous käsittelee seuraavan vuoden asiat: talousarvion, toimintasuunnitelman mahdolliset hallituksen/johtokunnan jäsenten valinnat. Kevätkokous puolestaan käsittelee edellisen vuoden asiat: tilinpäätöksen ja toimintasuunnitelman ja myöntää hallitukselle vastuuvapauden. Vuosikokouksessa käsitellään kaikki nämä asiat.

1. Kokouksen kulku

Kokous aloitetaan kolmella ja päätetään kahdella nuijan kopautuksella. Kokouksen yleinen kulku on seuraava: (X = nuijan kopautus)

1. XXX Kokouksen avaus X
2. Kokouksen järjestäytyminen X
3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen X
4. Kokouksen menettelytavoista sopiminen X
5. Esityslistan hyväksyminen X
6. Ilmoitusasiat X
7. Päätösasiat X
8. Muut asiat X
9. Kokouksen päättäminen XX

Mahdolliset keskustelukysymykset käsitellään kokouksen ulkopuolella.

2. Kokouksen eteneminen

Kokouksen kolme vaihetta

Alkutoimet

• viedään läpi mahdollisimman nopeasti ilman turhia vaaleja

Päätösasiat

• lakisääteiset
• sääntömääräiset
• hallituksen valmistelemat
• muut

Lopetus

• muut keskusteltavat asiat
• kokouksen päättäminen

Lakisääteisen sääntömääräisen kokouksen kulku

Jokaisessa kokouksessa käsitellään ensin ns. alkutoimet, jotka ovat:

1. XXX Kokouksen avaus (tervetuliaissanat, avaus) X
2. Kokouksen järjestäytyminen
• puheenjohtajan valinta (mieluiten yksimielisesti ilman vaalia) X
• sihteerin valinta (kutsumisperiaate tai ehdotus) X
• pöytäkirjan tarkastajien valinta (tavallisimmin 2) X
• ääntenlaskijain valinta (kokouksen koon mukaan kaksi, kolme tai useampia) X
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• luetaan yhdistyksen säännöistä laillisuusehto (miten ajoissa kokouskutsu on esitettävä, missä ja miten)
• laillisuuden toteamista seuraa päätösvaltaisuus (jos säännöissä mainitaan) X
4. Menettelytavoista sopiminen
• puheenvuorojen pyytämistapa, kesto, kannatusmenettely X
5. Esityslistan hyväksyminen
• hyväksytty esityslista muuttuu työjärjestykseksi X
6. Ilmoitusasiat X

Jokainen kohta päättyy puheenjohtajan sanoihin: "Kohta numero x on loppuun käsitelty." Tämä siltä varalta, että jos joku haluaa ilmoittaa eriävän mielipiteensä tai vastalauseensa, ehtii sen tehdä ennen puheenvuoron loppuun nuijimista. Uusi kohta alkaa sanoilla: "Siirryn kohtaan numero y."

Alkutoimien jälkeen siirrytään päätösasioihin (työjärjestyksen kohdat 7-n). Hallitus/johtokunta valmistelee päätösasiat yleensä etukäteen ja ne viedään aina läpi seuraavan kaavan mukaan:

1. Asian esittely
2. Keskustelun avaaminen
3. Keskustelu
4. Keskustelun julistaminen päättyneeksi X
5. Ehdotusten toteaminen ja tarkastaminen X
6. Äänestystavan vahvistus X
7. Äänestysjärjestys X
8. Äänestys
9. Äänestystuloksen vahvistaminen X
10. Päätös asiasta X

Päätösasioiden jälkeen työjärjestyksessä on vielä kaksi kohtaa:

n + 1. Muut esille tulevat asiat X
n + 2. Kokouksen päättäminen XX

3. Puheenvuorot kokouksessa

Päätösasioista keskusteltassa voidaan käyttää seuraavanlaisia puheenvuoroja:

Keskustelupuheenvuoro

• ehdotus
• kannatus (ei tarvitse perustella)
• kysymys
• muutosehdotus
• lisäys
• arviointi
• vastustus
• moite
• hylkäys
• lykkäys

Selvennyspuheenvuoro

• vastaus kysymykseen
  • ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)

Repliikkipuheenvuoro

• oikaisu
  • ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)

Työjärjestyspuheenvuoro

• pyydetään sanomalla: "Puheenjohtaja, työjärjestykseen."
  • ei saa koskea käsiteltävää asiaa
  • koskee kokous- ja keskustelukäytäntöä (esim. puheenvuorojen rajoittaminen, tauko)
  • huomautus puheenjohtajan toiminnasta
  • perusteltu lykkäys
  • ns. etuoikeutettu puheenvuoro (myönnetään välittömästi)

Eriävä mielipide

• suullinen ja perustelematon

Vastalause

• "puheenjohtaja, vastalause"
• kirjallinen ja perusteltu
• toimitetaan pöytäkirjan liitteeksi
• sekä eriävä mielipide että vastalause vapauttavat mahdollisesta oikeudellisesta vastuusta, mutta eivät estä päätöksen voimaantuloa

4. Äänestykset

Kun keskustelun kuluessa tehdään vähintään kaksi kannatettua ehdotusta, joudutaan äänestämään. Kun äänestys tapahtuu usean asiaehdotuksen välillä, suoritetaan yleensä useampia äänestyksiä eli noudatetaan esim. ns. parlamentaarista äänestysjärjestystä, jolloin tulokseksi saadaan ehdoton enemmistö eli yli puolet annetuista äänistä. Parlamentaarisia äänestysjärjestyksiä ovat lyhyt, yksityiskohtainen ja ryhmittäinen äänestysjärjestys. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys on valtiollisessa ja kunnallisessa päätöksenteossa pakollinen.

Äänestysjärjestykset

Yksityiskohtainen eli parlamentaarinen äänestysjärjestys

Mikäli on tehty lykkäysehdotus, äänestetään siitä aina ensimmäiseksi.

Kolleginen äänestys

Kollegiseen äänestykseen tarvitaan vähintään kolme ehdotusta, joista kaikista äänestetään samalla kierroksella. Se johtaa yleensä vain ns. suhteelliseen enemmistöön. Siksi se on asiaäänestyksissä mahdollinen vain, jos säännöissä näin on määrätty.

Henkilövaalissa kolleginen äänestysjärjestys on yleinen. Kaikki ehdokkaat ovat samaan aikaan vaalissa mukana ja valituksi tulevat eniten ääniä saaneet.

5. Pöytäkirjat

Jokaisessa kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa. Tarkastamisen jälkeen sillä on ns. julkinen luettavuus; pöytäkirjaan merkittyjä asioita pidetään kokouksen kulun mukaisena.

Pöytäkirjan pito on sihteerin tärkein tehtävä. Tavallisimmin hän pitää ns. päätöspöytäkirjaa, johon kirjoitetaan tehdyt päätökset täsmällisessä muodossa. Mikäli päätös on syntynyt äänestyksellä, merkitään myös viimeisen äänestyksen tulos.

Pöytäkirjan otsikossa on mainittava:

• yhdistyksen nimi
• kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous)
• kokouspaikka ja alkamisaika
• osanottajien nimet tai lukumäärä, jos nimilista tulee liitteeksi
• kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin nimi

Jokainen esityslistan kohta merkitään omaksi pykäläkseen. Jos toimihenkilöt (pj, sihteeri) valitaan kokouksessa, valinta merkitään asiaa koskevaan kohtaan. Päätösvaltaisuuden toteaminen merkitään tavallisesti lauseella "kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi". Kaikkia asioita, kuten esim. sääntöjä, sopimuksia, toimintasuunnitelmia, ei ole syytä jäljentää pöytäkirjaan päätöksen jälkeen, vaan ne voidaan panna liitteeksi. Sama koskee kokouskutsua, esityslistaa, nimiluetteloa ja myös vaalissa/ äänestyksessä käytettyjä äänestyslippuja.

Tehtävä:
Tutustu Kokoustekniikka Online -sivustoon ja tee sieltä perustehtävät.