Neuvottelun kulku

Valmistelu

Vaikka sopimusehdot vaikuttaisivat edullisiltakin, toinen osapuoli saattaa torjua ne vain siksi, että suhtautuu epäluuloisesti tulokseen, joka on syntynyt ilman, että se itse on osallistunut suunnitteluprosessiin. Sopimus tulee paljon helpommaksi, jos kumpikin osapuoli tuntee siihen johtaneet ideat omikseen. Kokoushuone

Huonosti valmistautunut neuvottelija voi vain reagoida tapahtumiin - hän ei voi johtaa tilannetta. Valmistautuminen on jatkuvaa toimintaa, eikä tehtävä, joka hoidetaan neuvottelua edeltävänä iltana. Huono valmistautuminen paljastuu helposti vastapuolelle. Se alkaa luottaa enemmän itseensä ja esittää tiukempia vaatimuksia.

Huolellisen valmistautumisen jälkeen voidaan itse neuvotteluun lähteä varmoina. Seuraava vaihe on neuvottelualoitteen esittäminen. Neuvottelualoitteessa eli neuvotteluesityksessä sovitaan neuvoteltavasta asiasta, neuvottelujen ajankohdasta, paikasta ja neuvottelijoista. Valmistautumiseen kuuluu myös alustavan aikataulun laatiminen ts. arvioidaan kuinka kauan asia vie aikaa.

Aloitus

Määritellään neuvoteltava ongelma, selvitellään käsitteet ja neuvottelijoiden valtuudet sekä sovitaan aikataulusta. Laaditaan esityslista eli agenda. Tässä vaiheessa on tärkeää luottamuksellisen ja leppoisan ilmapiirin luominen.

Jokaisessa neuvottelussa käydään läpi kolme kielenkäytön vaihetta:

Keskustelu alkaa rituaalisella kielenkäytöllä (avaussanat tms.); kun neuvottelijat ovat vieraita toisilleen, voi neuvottelun avaaja esitellä heidät.
Small talk eli tavoitteeton rupattelu, jonka tarkoituksena on vapauttaa ilmapiiriä ja hiukan tutustuttaa neuvottelijoita toisiinsa. Tämän vaiheen tulee olla sitä pitempi, mitä oudompia neuvottelijat ovat toisilleen. Näin luodaan tunnelmaa jossa on helppo työskennellä.
Informaatio eli asian käsitteleminen.

Avauspuheenvuoro: (ensimmäinen siirto, joka ratkaisee yhteistyön luonteen)

Hersyttely; leppoisaa asiaan johdattelua; mitkä asiat yhdistävät neuvottelijoita
Motivointi yhteistyöhön; tunnustetaan tasavertaisuus
Neuvotteluaseman luominen

* nämä ovat lähtökohdat
* tästä pitäisi neuvotella
* yhdessä on saatu aikaan jotakin, mutta nyt on edessä tämä ongelma

Motivointi ratkaisuun

* miksi ratkaisu on tarpeen
* mitä vaatimuksia ratkaisulle on olemassa
* mihin tavoitteeseen tulisi päätyä

Innostaminen keskusteluun, ideointiin, kehittelyyn: "Nyt minulla on ympärilläni semmoinen joukko, että me varmasti pääsemme sopimukseen ---"

Varsinainen neuvottelu

Määrätään sihteeri. Voidaan myös sopia, että kukin neuvottelija tekee itse muistiinpanot. Asia esitellään ja vetäjän tulee vakuuttua siitä, että kaikki ovat selvästi käsittäneen asiat. Käydään yleiskeskustelu ongelmasta. Kootaan ratkaisumahdollisuudet; keskustelu vaihtoehdoista, ehdotusten vertailu ja yhdistely. Kartoitetaan missä osapuolet ovat valmiita tekemään myönnytyksiä ja mikä on niiden arvo. Lopuksi seuraa ratkaisumallien yhteensovittaminen. Tällaisen toiminnan tukipilarina ovat osapuolten yhteiset tavoitteet ja lähtökohdat eli se osa neuvottelun aineksesta, josta osapuolet ovat yhtä mieltä. Ratkaisun valinta ryhmäpäätöksenä: päätökseen on edetty osapäätösten kautta.

"Me emme myönny tuumaakaan" -asenne tekee neuvottelun mahdottomaksi. Neuvottelun lähtökohtana pitäisi olla jo tietty vastaan tuleminen.

Neuvottelutulos voi olla:

kompromissi
tinkiminen
yhdistetään läheisiä ehdotuksia
laaditaan uusi päätösmalli
karsitaan pois toteutuskelvottomat ehdotukset ja neuvotellaan jäljellä olevista
sovitaan lisäehdoista

Yhteisymmärryspäätös

Päätös pitää saada aikaan konsensusmenetelmällä. Ryhmän jokaisen jäsenen on hyväksyttävä työskentelyn tulos, ennen kuin siitä tulee ryhmän yhteisymmärryspäätös. Yksimielisyyttä voi olla vaikea saavuttaa. Jokainen valinta ei voikaan saada jokaisen täydellistä hyväksymistä. Ryhmän pitää pyrkiä päätökseen, jonka jokainen ryhmän jäsen voi ainakin osittain hyväksyä.

Miten päästä yhteisymmärrykseen:

Vältä väittelyä oman kantasi puolesta. Pyri ratkaisuun loogisin perustein.
Älä muuta mieltäsi vain päästäksesi sopimukseen ja välttääksesi ristiriitoja.
Vältä enemmistöäänestystä, keskiarvon määrittelemistä tai "kaupan käymistä" päätöksen aikaansaamiseksi.
Näe mielipide-erot paremminkin hyödyllisinä kuin haitallisina päätöksenteolle.

Lopetus

Vetäjä tekee yhteenvedon. Sovitaan toimeenpanoon liittyvät asiat, raportointi ja tehtäväjako. Kiitetään osallistujia sekä annetaan tunnustusta neuvottelun onnistumisesta. Paras tulos on konsensussopimus, mutta positiivinen tulos on myös se, että vaikka sopimusta ei synny, sovitaan kuitenkin seuraava aika taikka päädytään sovittelijan kutsumiseen.

Jälkivaihe

Tulokset on arvioitava. Yhdessä olleiden (sama puoli) kannattaa pitää kritiikkipalaveri. Sovitaan miten päätös toteutetaan ja kenelle kaikille asiasta pitää tiedottaa.