Neuvottelun strategiasuunnitelma

Kiinalainen Sun Tzu kirjoitti noin 2300 vuotta sitten kirjan sodanjohtotaidoista. Tänä päivänä sen opit ovat käyttökelpoisia rauhanomaisissa neuvotteluissa. Sun Tzu kirjoittaa: "Tunne itsesi ja tunne vihollinen, sadassakaan taistelussa et ole vaarassa. Kun et tunne vihollista, mutta tunnet itsesi, ovat mahdollisuutesi voittaa tai hävitä yhtäläiset. Jos et tunne sen paremmin vihollista kuin itseäsi, häviät varmasti jokaisen taistelun."

Taito tehdä vastapuolta nokkelampia taktisia liikkeitä ja neuvottelusiirtoja tai hyvä neuvottelutekniikan hallinta ovat tärkeitä avuja, mutta taktiikalla, siirroilla ja tekniikalla on merkitystä vain strategian toteuttajana. Hyvä neuvottelija on ennen kaikkea hyvä strategi! Valmistautumiseen sisältyy kolme tärkeää tehtävää: tilanneanalyysi, tavoiteanalyysi ja strategiasuunnitelma.

Tilanneanalyysin tarkoituksena on täsmentää ne olosuhteet, jotka muodostavat neuvottelun lähtötilanteen: kuka minä olen, kuka on vastapuoli, mikä on yhteinen historiamme, mikä on yhteinen neuvotteluperintö ja mitkä ovat ne vaiheet, jotka ovat johtaneet tämänhetkiseen neuvotteluasetelmaamme. Tilanneanalyysiin sisältyy myös syyanalyysi: mistä konflikti tai muu neuvottelutarve johtuu, mitkä ovat ongelmatilanteen näkyvät syyt, mitkä mahdolliset piilosyyt. Tilanneanalyysiin kuuluu vielä mahdollisiin aikarajoihin liittyvät kysymykset: mitä lisäaika maksaa tai mitä osapuolille merkitsee se, että tulosta ei saavuteta asetettuun aikarajaan mennessä.

Tavoiteanalyysissa etsitään vastausta seuraaviin kysymyksiin: mitkä ovat omat tavoitteeni; koskevatko ne vain neuvottelun kohteena olevaa asiaa vai joitain laajempia periaatteita ja asiakokonaisuuksia tai kenties henkilösuhteita. Tavoiteanalyysissa neuvotteluosapuoli myös selvittää itselleen, kuinka tärkeää neuvottelutavoitteen saavuttaminen on ja mitä seuraa, jos tavoitetta ei saavuteta.

Oman neuvottelutavoitteen määrittely on valmistautumisprosessin tärkeimpiä tehtäviä. Jos myyjän vaatima hinta on liian korkea, on vaarana, että kauppa jää syntymättä. Jos se on liian alhainen, jää neuvottelussa tavoiteltu hyöty saavuttamatta.

Toinen puoli tavoiteanalyysissa on vastapuolen näkökulman ja tavoitteiden arviointi. On tärkeätä pystyä arvioimaan, millaista ratkaisua toinen neuvotteluosapuoli tavoittelee ja millaiseksi tämä neuvotteluasetelman hahmottaa. Neuvottelun taustat, neuvotteluosapuolten taustat, neuvotteluosapuolten asema ja tavoitteet muodostavat ne neuvottelupuitteet, joihin strategiasuunnitelma on sijoitettava.

Mitä täsmällisemmin neuvottelija pystyy määrittelemään oman neuvotteluasemansa ja asettamaan omat tavoitteensa sekä mitä osuvammin hän pystyy arvioimaan vastapuolen aseman ja tavoitteet, sitä paremmat ovat hänen edellytyksensä menestyä neuvottelussa. Oman ja vastapuolen näkökulmien välistä suhdetta havainnollistaa seuraava kuvio. Neuvotteluun valmistauduttaessa pyritään muodostamaan mahdollisimman osuva kuva vastapuolen neuvotteluasemasta ja tavoitteista. Itse neuvottelussa pyritään saamaan osapuolten näkemykset ratkaistavina olevista asioista mahdollisimman yhteneviksi.

Yksi tapa koota yhteen kaikki ne tekijät, jotka neuvottelun toimintasuunnitelmaan tarvitaan, on yrityksen toiminnan suunnittelussa usein käytetty SWOT-analyysi. Siinä kootaan yhteen omaan neuvotteluasemaan sisältyvät vahvuudet (strengths), heikkoudet (weaknesses), mahdollisuudet (opportunities) ja uhkatekijät (threats), asetetaan ne tärkeysjärjestykseen ja tehdään sellainen omiin vahvuuksiin perustuva strategiasuunnitelma, joka tähtää mahdollisuuksien hyödyntämiseen ja uhkien torjumiseen.

Lähteet:
Lehtonen, Kortetjärvi-Nurmi, Neuvotellen tulokseen (1993)