Viestintä neuvottelussa

Lukkiutumisen estäminen

Jos hyökkäys- ja puolustuspeli on jostakin syystä neuvottelussa kerran päässyt alkuun, ihmiset rupeavat uhkailemaan. Uhkaukset synnyttävät kuitenkin vastauhkauksia ja huonontavat eittämättä osapuolten välisiä suhteita. Kielteinen väittely ehkäisee avoimen neuvotteluasenteen ja seurauksena on, että osapuolet eivät pääse muualle kuin entistä kauemmaksi toisistaan.

Myönteistä neuvottelukäyttäytymistä on kuuntelu: kuuntele enemmän kuin puhut. Esitä avoimia kysymyksaiä, jotka rohkaisevat osapuolia selittämään ja kehittelemään kantaansa. Vältä kaikin tavoin ärsyttävää kieltä. Yhteenveto on aina hyödyksi. Se ehkäisee sekaannuksia ja kielteisiä väitteitä. " Tiivistetäänpä mitä haluamme " on myönteistä käyttäytymistä. Se auttaa kohdistamaan neuvottelut, jos niillä on taipumus harhailla. Se myös antaa osapuolille tunteen, että heitä kuunnellaan. Neuvottelussa neuvotellaan eikä torjuta tunnepitoisesti, sarkastisesti, uhkauksin tai loukkauksin.

Neuvottelussa osapuolet liikkuvat toisiaan kohti. Niiden on liikuttava, jos neuvottelun halutaan onnistuvan. Neuvottelun taustalla oleva voima on oma etu. Lukkiutuminen voi tapahtua siksi, että kumpikin osapuoli on päättänyt pysyä avausasemissaan, kunnes toinen on osoittanut liikkumishalua. Jos kumpikin osapuoli noudattaa samaa taktiikkaa, liikettä ei voi tapahtua. Osapuolten välillä voi - syystä tai toisesta - olla huomattavaa epäluottamusta tai jännitystä tai neuvottelijat voivat olla kokemattomia: he antavat kaiken nopeasti pois tai eivät anna yhtään mitään.

Merkit

Merkki on keino, jolla osapuolet osoittavat halukkuutensa neuvotella jostakin asiasta. Jos neuvottelu kuumenee ja menee väittelyvaiheeseen, esitetään helposti absoluuttisia toteamuksia: "Emme hyväksy tuollaista muutosta.", "Tuohan tukehtuu omaan mahdottomuuteensa." jne. Jossakin piilossa, pitkien lauseiden kätköissä käytetään selitystä tai lähempää määritelmää. Se on merkki.

Merkit ovat selityksiä, jotka ovat elintärkeitä neuvottelujen edistymiselle. Sanotaan "Emme ikinä suostu tuohon ehdotukseen", mutta lisätään "ainakaan sen nykymuodossa". Merkki ei ole antavan osapuolen siirto, vaan sillä pyydetään toista osapuolta tekemään siirtonsa. Se merkitsee, että ehdotus jossakin toisessa vielä tuntemattomassa muodossa ei kohtaisikaan täydellistä torjuntaa, vaan olisi kuin olisikin neuvoteltavissa. Merkki siis johtaa liikkeeseen, mahdollistaa neuvottelujen jatkumisen. Merkit jäävät kuitenkin varsin usein huomaamatta ja neuvottelut lukkiintuvat. Tämä johtuu siitä, että neuvottelijat puhuvat enemmän kuin kuuntelevat.

Jos neuvottelu lukkiintuu, voit antaa merkin:" Emme voi hyväksyä kaikkia muutoksia." Jotta merkkien antaminen olisi tuloksekasta, on sen oltava vastavuoroista. Neuvottelijoiden on saatava vakuuksia ennen kuin he liikkuvat. Jos merkkiä ei huomata, sen voi toistaa joko sanallisesti tai muussa muodossa. Toista se eri muodoissa, tarkenna sitä, esitä se ehdollisena ja vastaa varmasti kaikkiin toisen osapuolen merkkeihin. Sen jälkeen vasta päätetään, onko neuvotteleminen ylipäätänsä mahdollista tässä tilanteessa. Umpikuja on väistämätön vain silloin, kun joku kieltäytyy tai on haluton tai kyvytön neuvottelemaan ja erimielisyys halutaan ratkaista esimerkiksi katkaisemalla suhteet. Ehkä ajan on kuluttava (neuvottelutauko), ehkä on vaihdettava kummankin osapuolen neuvottelijoita, ehkä tarvitaan ulkopuolista sovittelijaa. Aika ratkaisee usein neuvotteluissa.

Lähde: Kennedy, Benson, McMillan: Sopimusneuvottelut, 1988.

Neuvottelujiujiutsu

Mikäli neuvottelutilanne lukkiutuu, kannattaa aina pitää tauko. Kaiken kaikkiaan vetäjän kannattaa aina välillä muistuttaa, mistä on jo pystytty sopimaan. Konfliktineuvotteluissa tavoitteena ei ole nollaratkaisu, vaan niissä kumpikin osapuoli voittaa, kun konflikti saadaan ratkaistuksi. Monesti ryhmiltä puuttuu valmius ratkoa konflikteja. Tulevia neuvotteluja voi etukäteen tasoittaa viittaamalla konfliktin olemassaoloon: "Olemme käyneet yhdessä monia antoisia neuvotteluja ja joskus myös kovia neuvotteluja." Hyvä keino on myös neuvottelukumppanin vapauttaminen vastuusta: "On selvä, että teidän on puolustettava omia etujanne ja siksi on neuvoteltava myös kovin asein." Voidaan myös osoittaa arvostusta neuvottelukumppanille tai pyrkiä osoittamaan omaa hyvää tahtoaan. Erittäin tärkeätä on tavoitteen asettaminen: "Eikö teidänkin mielestänne olisi mielekästä pyrkiä mahdollisimman pikaiseen ratkaisuun. Millaisin ehdoin tämä voisi teidän mielestänne toteutua?"

Eriävän mielipiteen torjuminen

Torjumisessa auttaa, että olet etukäteen perustellut asian (faktat):

Avoimien kysymysten esittäminen avaa lukot - vastausten kuunteleminen avaa ovetkin.
(Lähde: Kennedy & al.)

Perustelutapoja

Tosiasiat eli faktat ovat niitä, jotka ovat periaatteessa kenen tahansa tarkistettavissa:

Vetoa aina järkeen, tahtoon ja tunteeseen! Vaikka pelkkä tunteeseen vetoava perusteleminen ei vakuuta pitkään, se useimmiten pehmittää mielialoja.

Tunteet:

• pelottelut
• vetoaminen vastapuolen persoonan erilaisiin vaiheisiin (esim. kärsimykset: Koska olet kokenut tällaista, kyllä sinun täytyy ymmärtää ---")
• positiiviset tuntemukset

Käyttämällä toisen sanoja, voi kohottaa vastapuolen omanarvontuntoa. Neuvottelija voi taktikoida myös siten, että käyttää omasta asiastaan vain myönteisiä sanoja, mutta siitä jota vastustaa negatiivisia sanoja. Hän voi pyrkiä tekemään itsestään auktoriteetin vetoamalla omiin kokemuksiinsa. Neuvottelukumppanin mielipiteiden ja asiantuntemuksen vähättely ja aliarvioiminen pitkittää ja mutkistaa neuvotteluja. Kun vastapuoli osallistuu prosessiin, se myös kiinnostuu lopputuloksista.

• Kysy neuvoa neuvottelukumppanilta.
• Anna kiihtyneen neuvottelijan päästää höyryä, se helpottaa rationaalista keskustelua myöhemmin (mitään ei jää kytemään).

Ei kannata reagoida tunteenomaisiin purkauksiin! On melko helppo kehittää taitoa olla vastaamatta tällaisiin purkauksiin, kun oivaltaa sitä koituvan konkreettisen edun. Kun joku neuvottelija pyrkii ärsyttämään, on parasta pyrkiä rauhoittamaan tilanne. Siinä auttavat parhaiten tarkkaavainen kuuntelu ja kyseleminen.

Dale Garnegie (1984) opastaa:

Ota vastaan erilaisuus. Jos käy ilmi jokin seikka, jota et ole tullut ajatelleeksi, ole kiitollinen siitä, että se on tuotu esille. Ehkä tämä erimielisyys on juuri sinun mahdollisuutesi korjata omaa kantaasi ennen kuin teet vakavan virheen.

Älä luota ensimmäiseen vaistomaiseen reaktioosi. Kiistatilanteessa ensimmäinen luonnollinen reaktio on asettua puolustuskannalla. Ole varovainen. Pysy tyynenä ja tarkkaile ensireaktiotasi. Se saattaa olla huonoin reaktiosi, ei paras.

Hillitse tunteesi!

Kuuntele ensin. Anna neuvottelukumppanin puhua loppuun asti. Älä pane vastaan, puolustaudu, äläkä väittele. Se vain pahentaa tilannetta. Yritä rakentaa yhteisymmärrystä.

Yritä etsiä seikkoja, joista voit olla yhtä mieltä.

Ole vilpitön.

Lupaa ajatella neuvottelukumppanisi ideoita ja tutki niitä huolellisesti.